Envio automático para a Polícia

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Astrée
  • Atualizado
Se a sua propriedade se encontra em Espanha ou Itália, pode automatizar o envio do relatório de check-in todos os dias para a esquadra competente, este artigo explica como activar esta funcionalidade a partir da sua conta Amenitiz e depois em Chekin.com.

 

A sincronização entre o Amenitiz e o Chekin

Amenitiz, através de Chekin deixá-lo-á:

  • Sincronizar a informação de reserva com Chekin: Amenitiz envia os dados de contacto para Chekin.
  • Depois, através de Chekin pode definir o perfil da sua esquadra e a cadência da recolha de pedidos de informação (e-mail automático aos hóspedes antes da chegada)
  • Deixar o hóspede preencher toda a informação através do seu smartphone, tirando uma fotografia ou digitando a sua informação de identificação.
  • Chekin enviará a informação para a esquadra competente todas as noites às 23 horas.

Para activar esta sincronização, o primeiro passo é ir para > Marketplace da sua área de administrador, e digitar "Chekin" na barra de pesquisa:

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A criação da conta Chekin tem de ser feita primeiro através do mercado Amenitiz, e não a partir do Chekin, caso contrário ambas as aplicações não serão devidamente sincronizadas.

Clique em activar, pode então criar a sua conta preenchendo o seu e-mail, uma palavra-passe e o seu tipo de propriedade. Mais uma vez, é importante não criar antecipadamente uma conta Chekin.

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Uma vez aceite, será redireccionado para a Chekin Page. Verá o painel de controlo do Chekin com a sua propriedade.

 

A configuração na página Chekin

Passo a passo, a configuração em chekin.com:

Na conta da propriedade, poderá colocar todos os detalhes necessários, tais como

  • Nome da propriedade
  • País
  • Província
  • Cidade
  • Código fiscal

Uma vez que isto esteja concluído, pode adicionar todas as credenciais da conta da Polícia:

Enviar automaticamente as informações para: Polícia e AlloggiatiWeb (apenas para o mercado italiano)

Para a Polícia:

  • Nome de utilizador da polícia
  • Palavra-passe da polícia
  • Senha de certificado

Para Estatísticas (Só para o Mercado Italiano):

  • Região
  • Nome de utilizador
  • Senha
  • Propriedade

Uma vez validado, outro campo será visível nesta parte chamado Propriedade: pode facilmente encontrar a propriedade já existente. Uma vez concluído este campo, validará novamente! > COMPLETO!

Para o check-in online (aquele necessário para enviar os relatórios, diferente do Self check-in, encontrado abaixo, que é algo que não utilizaremos!), decidirá:

  • a língua para enviar o e-mail
  • quando enviar o e-mail automaticamente para os clientes

 

O e-mail será enviado continuamente até que a informação seja completada por todos os clientes. Uma vez concluída, o envio de correio electrónico cessará.

Abaixo, pode adicionar o Contrato, que é opcional (acordo legal):

Isto será mostrado durante o check-in online aos hóspedes e será acrescentada qualquer cláusula (por exemplo, para verificar tardiamente o custo extra, depósito por danos). Isto será exigido para ser assinado durante o check-in online.

Já completou a configuração e pode clicar em: Guardar Alterações

Por cima, passa então para: Reservas, onde poderá ver as reservas com a informação sobre as mesmas:

    • o estado
    • o número de hóspedes

Os números estão a mostrar no lado direito o número de hóspedes realmente nas reservas e no lado esquerdo as pessoas completaram o check-in online.

O estado pode ser completado quando os hóspedes completaram o check-in online e as informações policiais.

Abaixo, pode encontrar:

      • o estado da reserva
      • a informação dos hóspedes
      • o estado da reserva (online, polícia e ISTAT).

A informação à polícia será enviada automaticamente às 23 horas do dia do check-in.
Caso o proprietário queira enviá-la antes, pode sempre clicar em Enviar manualmente

.

Ao clicar no nome do hóspede, entrará no ficheiro relacionado com a base de dados de informação de convidados, onde poderá: modificar ou mesmo apagar o convidado (esta informação de convidado não aparecerá no registo da Polícia):

 

Voltando à janela anterior, abaixo pode encontrar o Check-in Online:

 

Aqui o proprietário pode copiar o link de check-in online para enviar manualmente ao hóspede no caso de ele precisar de o fazer (para ser enviado no momento do check-in ou através de whatsapp):

 

Terá também a opção de ver os relatórios e descarregá-los no caso:

Por exemplo, no relatório do hóspede, pode ser descarregado para uma propriedade específica, intervalo de datas do relatório que pretende e também a informação que pretende incluir no ficheiro excel:

Dica
Isto é muito útil para os boletins informativos - Poderá ver a data de nascimento.

Na secção da conta no lado superior direito, os proprietários podem adicionar o seu próprio logotipo:

A partir do menu do lado esquerdo, indo para os Formulários personalizados, pode nomear o formulário, adicionar o país e pode personalizar os campos que deseja incluir para o check-in online.

No ecrã abaixo, pode ver que o sistema já lhe diz quais são os campos obrigatórios necessários!

E tenha uma pré-visualização por telemóvel do link de auto check-in enviado:

Como Chekin preserva a privacidade da informação dos hóspedes, através de Amenitiz não se pode ver se o hóspede já preencheu a informação, apenas em Chekin.

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